Effiziente Besprechungen in der Produktentwicklung: Lean Management Prinzipien als Schlüssel
Effiziente Besprechungen sind ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Produktentwicklungsprozesse. In Projekt-, Abteilungs- oder Lenkungskreissitzungen werden zentrale Entscheidungen getroffen und Maßnahmen geplant. Häufig erweisen sich diese Besprechungen jedoch als Zeitfresser mit geringem Mehrwert. Lean Management, eine Philosophie, die sich auf die Eliminierung von Verschwendung und die Maximierung der Wertschöpfung konzentriert, bietet wertvolle Ansätze, um Meetings zielorientierter und produktiver zu gestalten. Dieser Blogbeitrag beleuchtet die typischen Symptome ineffizienter Meetings, ihre Ursachen und zeigt, wie Lean Management Prinzipien zur Optimierung beitragen können.
Häufige Symptome ineffizienter Sitzungen
Unklare Ziele
Ein zentrales Prinzip des Lean Management ist die Fokussierung auf den Kundennutzen. Übertragen auf Besprechungen bedeutet das: Jede Besprechung sollte ein klares Ziel haben, das direkt oder indirekt zur Wertschöpfung der Produktentwicklung beiträgt. Fehlt dieses Ziel, ist das Meeting ineffektiv und die Diskussion verlieren sich in irrelevanten Details.
Keine oder zu allgemeine Agenda
Lean Management fordert klare Strukturen und Prozesse, um Verschwendung zu vermeiden. Eine präzise und fokussierte Agenda ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle relevanten Themen behandelt werden. Ohne eine strukturierte Agenda besteht die Gefahr, dass Zeit auf unwichtige Themen verschwendet wird - eine typische Form von Verschwendung im Sinne von Lean.
Schwache Moderation
Lean Meetings zeichnen sich durch eine effektive Moderation aus, die darauf abzielt, den Informationsfluss zu optimieren, relevante Diskussionen zu fördern und unnötige Diskussionen zu vermeiden. Ohne eine starke Moderation, die das Meeting auf Kurs hält, kann sich das Meeting schnell in endlosen Diskussionen verlieren - eine weitere Form der Verschwendung.
Mangelnde Dokumentation
Transparenz ist bei schlanken Prozessen entscheidend. Eine lückenlose Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen ist notwendig, um alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand zu halten und unnötige Rückfragen und Doppelarbeiten zu vermeiden.
Unklare Maßnahmenplanung
Lean Management betont die Wichtigkeit klarer Verantwortlichkeiten und Maßnahmenpläne. Am Ende eines Meetings muss klar sein, wer welche Aufgaben bis wann zu erledigen hat. Fehlt diese Klarheit, bleibt der Wert der Besprechung gering und es kommt zu Verzögerungen - ein weiteres Beispiel für ineffiziente Prozesse, die im Lean Management vermieden werden sollen.
Ursachen für ineffiziente Besprechungen
Ineffiziente Besprechungen entstehen häufig durch mangelnde Vorbereitung und Überlastung der Teilnehmer. Im Kontext von Lean Management kann dies als "Muda" (Verschwendung) klassifiziert werden. Viele Führungskräfte und Projektbeteiligte bearbeiten so viele Aufgaben, dass sie sich nicht mehr adäquat auf anstehende Meetings vorbereiten können. Ein weiteres Problem liegt oft in der Firmenkultur: Wenn die Zeit der Teilnehmer nicht als wertvolle Ressource behandelt wird, trägt das zum Entstehen langer und unproduktiver Meetings bei.
Ein weiterer zentraler Grund für ineffiziente Meetings ist vielfach das Fehlen einer schlanken Meetingstruktur. Bestehende Meetings werden dann in ihrer Kadenz und ihrem Ablauf über lange Zeiten unverändert beibehalten. Lean Management fordert die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen - dazu gehört auch die Optimierung von Besprechungen, um einen maximalen Mehrwert zu generieren und Verschwendung in Form von unnötiger Zeit, Energie und Ressourcen zu vermeiden.
Maßnahmen zur Effizienzsteigerung im Sinne von Lean Management
Klare Zielsetzung und Agenda nach Lean-Prinzipien
Jede Besprechung sollte ein klar definiertes Ziel haben, das zur Wertschöpfung des Projekts beiträgt. Die Agenda muss schlank und präzise formuliert sein, um sicherzustellen, dass keine unnötige Zeit auf Nebenschauplätzen verschwendet wird. Ziel und Agenda sollen bereits in der Einladung klar und aussagekräftig formuliert sein, um Vorbereitung und Rückfragen durch die Eingeladenen zu ermöglichen.
Effektive Moderation nach Lean-Standards
Lean Management betont die Rolle des Moderators als Vermittler, der sicherstellt, dass die Diskussion auf das Wesentliche fokussiert bleibt. Der Moderator sorgt dafür, dass sich alle Teilnehmer auf die Wertschöpfung konzentrieren und keine Zeit mit unproduktiven Diskussionen verschwenden. Der Moderator stellt dabei sicher, dass das Ziel der Besprechung für alle Teilnehmer klar ist, dass die Agenda inhaltlich und zeitlich eingehalten wird, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen können, dass die Dokumentation korrekt und vollständig ist, und dass die Ziele des Meetings erreicht werden. Die Zuteilung der Moderatorenrolle sollte klar kommuniziert werden.
Maximale Transparenz durch lückenlose Dokumentation
Um Zeit- und Energieverschwendung zu vermeiden, ist eine genaue und zeitnahe Dokumentation der Ergebnisse, Entscheidungen und Aufgaben unerlässlich. Dies fördert die Effizienz und minimiert die Notwendigkeit von Nachbesprechungen. Im Idealfall erfolgt die Dokumentation für alle Teilnehmer sichtbar und online während des Meetigs, so dass Einwände oder Ergänzungen direkt einfließen können. Auch sollten die Themen sofort am richtigen Ort dokumentiert werden: Risiken in der Risikoliste, Aufgaben im Tool zurAufgabenplanung wie z.B. Jira, Trello oder To Do, Termine im Terminplan, Entscheidungen im Besprechungsprotokoll etc..
Konkrete Maßnahmen und klare Zuständigkeiten
Am Ende jedes Meetings sollte ein klarer Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten und Terminen stehen, der von allen Teilnehmern mitgetragen wird. Dies entspricht dem Lean-Prinzip der klaren Zuweisung von Aufgaben, um Verschwendung in Form von Unklarheiten und Verzögerungen zu vermeiden. Dieser Maßnahmenplan kan sich, wie oben beschrieben, über mehrere Tools verteilen (Risikomaßnahmen, neue Aufgaben, ...).
Fazit
Die Anwendung von Lean Management Prinzipien auf Besprechungen in der Produktentwicklung führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung. Durch klare Ziele, eine fokussierte Agenda, eine starke Moderation und eine transparente Dokumentation kann die Verschwendung von Zeit und Ressourcen deutlich reduziert werden. Besprechungen tragen so zur Wertschöpfung bei, anstatt als reine Zeitfresser zu fungieren.
Literatur
Kühn, P., & Kluge, A. (2019). Effiziente Meetings: Grundlagen und Techniken für mehr Effektivität. Springer Verlag.
Weiss, J. (2021). Projektmanagement: Meetings und Kommunikation effizient gestalten. Gabler Verlag.
Womack, J.P., & Jones, D.T. (2010). Lean Thinking: Ballast abwerfen, Unternehmensgewinne steigern. Campus Verlag.
